Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Faan Perfumes (wij, ons, onze) omgaat met persoonsgegevens wanneer je onze webshop bezoekt, een bestelling plaatst of contact met ons opneemt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7, AVG is:

Handelsnaam: FragranceGems B.V.
Rechtsvorm: Besloten vennootschap (B.V.), een Nederlandse besloten vennootschap
Geregistreerd vestigingsadres: IJsselstroom 33, 2721 AW Zoetermeer, Nederland
Kamer van Koophandel (KVK)-nummer: 42180101
Contactpersoon voor privacyzaken: info@faanperfumes.eu

Je kunt het bovenstaande privacycontact gebruiken voor elke vraag of elk verzoek met betrekking tot je persoonsgegevens.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van hoe je onze webshop gebruikt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Identiteits- en contactgegevens: naam, afleveradres, factuuradres, e-mailadres en, indien je dit opgeeft, telefoonnummer.
Bestelgegevens: bestelde producten, bestelnummer, bestel- en retourgeschiedenis, factuurgegevens, gekozen betaalmethode en betalingsstatus. Betalingsgegevens zoals kaartnummers worden verwerkt door de betalingsdienstaanbieder; wij hebben geen toegang tot volledige kaartnummers.
Accountgegevens: als je een klantenaccount aanmaakt: e-mailadres voor inloggen, opgeslagen adressen en voorkeuren.
Communicatiegegevens: berichten die je ons per e-mail of via een contactformulier stuurt, inclusief herroepingsverklaringen en klachten.
Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, type apparaat en browser, taalinstellingen, bekeken pagina’s, datum en tijdstip van je bezoek en cookie-identificatiegegevens. Een deel van deze gegevens wordt alleen verzameld als je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookie-instellingen.
Marketingvoorkeuren: of je zich hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief en het bewijs van je toestemming.

De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van je. Daarnaast ontvangen wij automatisch gegevens wanneer je de webshop gebruikt, van betalingsdienstaanbieders (betalingsstatus en fraudesignalen) en van vervoerders (leveringsstatus). Wij vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens en verzoeken je deze niet naar ons te sturen.

De gegevens die bij het afrekenen als verplicht zijn gemarkeerd, zijn nodig om de koopovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen we je bestelling niet verwerken.

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de onderstaande doeleinden, elk op basis van een rechtsgrondslag uit artikel 6, lid 1, AVG.

Doel	Gebruikte gegevens	Rechtsgrondslag
Het accepteren, verwerken en leveren van je bestelling, het afhandelen van je betaling en het versturen van bestel- en verzendberichten	Identiteits- en contactgegevens, bestelgegevens	Artikel 6, lid 1, onder b) AVG – uitvoering van de overeenkomst met jou
Afhandeling van herroepingen, retourzendingen, terugbetalingen en wettelijke garantieclaims	Identiteits- en contactgegevens, bestelgegevens, communicatiegegevens	Artikel 6, lid 1, onder b), AVG – uitvoering van de overeenkomst, en artikel 6, lid 1, onder c), AVG – onze verplichtingen op grond van het consumentenrecht
Het aanmaken en beheren van je klantenaccount	Accountgegevens	Artikel 6, lid 1, onder b), AVG – uitvoering van de overeenkomst
Het beantwoorden van je vragen en klachten	Identiteits- en contactgegevens, communicatiegegevens, bestelgegevens	Artikel 6, lid 1, onder b), AVG indien je bericht betrekking heeft op een bestelling; anders artikel 6, lid 1, onder f), AVG – ons gerechtvaardigd belang bij het verlenen van goede klantenservice
Het bijhouden van boekhoudkundige en fiscale gegevens	Bestelgegevens en factuurgegevens	Artikel 6, lid 1, onder c), AVG – wettelijke verplichting, waaronder de Nederlandse fiscale bewaarplicht
Reageren op verzoeken van betrokkenen en van bevoegde autoriteiten	De gegevens die relevant zijn voor het verzoek	Artikel 6, lid 1, onder c), AVG – wettelijke verplichting
Beveiliging van de webshop en het voorkomen en onderzoeken van fraude en misbruik	Technische en gebruiksgegevens, bestelgegevens, betalingsstatus	Artikel 6, lid 1, onder f), AVG – ons gerechtvaardigd belang bij een veilige webshop en bij de bescherming van onze klanten en onszelf tegen fraude
Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen	De gegevens die relevant zijn voor de vordering	Artikel 6, lid 1, onder f), AVG – ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze rechtspositie
Strikt noodzakelijke cookies (winkelwagen, afrekenen, land- en taalselectie, het onthouden van je cookievoorkeuren)	Technische gegevens	Artikel 6, lid 1, onder f) AVG – ons gerechtvaardigd belang bij een goed functionerende webshop; deze cookies zijn vrijgesteld van de toestemmingsvereiste
Analyses en het meten van het gebruik van de webshop	Technische en gebruiksgegevens	Artikel 6, lid 1, onder a) AVG – je toestemming, gegeven via de cookievoorkeuren
Marketingcookies en gepersonaliseerde advertenties	Technische en gebruiksgegevens	Artikel 6, lid 1, onder a), AVG – je toestemming, gegeven via de cookievoorkeuren
Nieuwsbrieven en andere marketing-e-mails	E-mailadres, naam, marketingvoorkeuren	Artikel 6, lid 1, onder a) AVG – je toestemming; je kunt zich uitschrijven via de link in elke marketing-e-mail
Melding dat een uitverkocht product weer beschikbaar is, als je ons daarom vraagt	E-mailadres en het product waarnaar je hebt gevraagd	Artikel 6, lid 1, onder a) AVG – je toestemming, gegeven bij het indienen van het formulier; wij gebruiken dit adres uitsluitend voor die ene kennisgeving en voegen je niet toe aan een nieuwsbrief

Wanneer we ons baseren op een gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG), hebben we dat belang afgewogen tegen jouw belangen en rechten. Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking; zie paragraaf 7.

4. Wie ontvangt jouw gegevens

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden, met de volgende categorieën ontvangers:

Webshopplatform en hosting: onze webshop, het afrekenproces en de klantaccounts worden gehost door Shopify (Shopify International Limited, Ierland, en haar gelieerde ondernemingen). Shopify verwerkt persoonsgegevens namens ons als verwerker op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst. Voor sommige van zijn eigen diensten, bijvoorbeeld Shop Pay of een Shop-account als je ervoor kiest om deze te gebruiken, treedt Shopify op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke op basis van zijn eigen privacybeleid, dat je kunt lezen op shopify.com/legal/privacy.
Betalingsdienstaanbieders: zij ontvangen de gegevens die nodig zijn om je betaling uit te voeren en te beveiligen. Betalingsdienstaanbieders zijn over het algemeen onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken en verwerken je gegevens op basis van hun eigen privacybeleid.
Vervoerders en logistieke dienstverleners: zij ontvangen je naam en afleveradres en, indien nodig voor bezorgmeldingen, je e-mailadres of telefoonnummer.
E-mail- en klantenservicetools: deze worden gebruikt om bestellingsgerelateerde berichten te versturen en je vragen te behandelen. Marketing-e-mails worden alleen verzonden als je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Analytics- en advertentieproviders: alleen indien en voor zover je via de cookievoorkeuren toestemming hebt gegeven.
Accountants en professionele adviseurs: onderworpen aan een geheimhoudingsplicht, indien nodig voor onze administratie of onze juridische positie.
Overheidsinstanties: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan belastingautoriteiten.

Met elke partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten we een gegevensverwerkingsovereenkomst af, zoals vereist door artikel 28 van de AVG. Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Indien ons bedrijf geheel of gedeeltelijk wordt overgedragen, kunnen klantgegevens binnen de grenzen van de wet worden overgedragen aan de opvolger.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners, waaronder Shopify en diens subverwerkers, kunnen persoonsgegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals Canada en de Verenigde Staten. Wij staan dergelijke doorgiften alleen toe indien:

de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het land of de ontvanger een passend beschermingsniveau biedt (artikel 45 AVG); of
de doorgifte valt onder de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (SCC’s) (artikel 46, lid 2, onder c), AVG), waar nodig aangevuld met aanvullende waarborgen.

Je kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over deze waarborgen of om een kopie daarvan aan te vragen.

6. Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

Gegevens	Bewaartermijn
Bestel-, factuur- en betalingsgegevens	7 jaar na afloop van het boekjaar, op basis van de Nederlandse fiscale bewaarplicht (artikel 52 van de Algemene Wet Belastingen van de Staat)
Klantaccount	Totdat je je account verwijdert of ons vraagt deze te verwijderen; aan het account gekoppelde bestelgegevens worden bewaard gedurende de fiscale bewaartermijn
Dossiers inzake herroeping, retourzendingen en garantie	Zolang de zaak in behandeling is en daarna zolang er nog rechtsvorderingen kunnen worden ingesteld, of 7 jaar indien het dossier deel uitmaakt van onze financiële administratie
Correspondentie met de klantenservice	7 jaar
Verzoeken om melding bij terugkeer in voorraad	Totdat wij je hiervan op de hoogte hebben gesteld, en in ieder geval niet langer dan 12 maanden na je verzoek; je kunt ons te allen tijde vragen het verzoek te verwijderen
Gegevens over nieuwsbrieven en marketing-e-mails	Totdat je zich uitschrijft of je toestemming intrekt; daarna bewaren we alleen wat nodig is om je afmelding te respecteren en om aan te tonen dat toestemming is gegeven
Cookie- en gebruiksgegevens	Gedurende de levensduur van de betreffende cookie, zoals aangegeven in de cookievoorkeuren; op toestemming gebaseerde cookies worden niet langer gebruikt nadat je je toestemming hebt ingetrokken

Na de bewaartermijn verwijderen we de gegevens of maken we deze anoniem.

7. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Toegang (artikel 15): om te weten of we je persoonsgegevens verwerken en om een kopie daarvan te ontvangen.
Rectificatie (artikel 16): om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Wisrecht (artikel 17): het recht om je gegevens te laten verwijderen, tenzij wij verplicht of gerechtigd zijn deze te bewaren.
Beperkingsrecht (artikel 18): het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten beperken.
Draagbaarheid van gegevens (artikel 20): het recht om de gegevens die je aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat, of om deze te laten doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Bezwaar (artikel 21): het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing, waarna wij dat gebruik zullen staken.
Intrekking van toestemming (artikel 7, lid 3): wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze te allen tijde intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in paragraaf 1. We reageren binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd; in dat geval brengen we je hiervan binnen de eerste maand op de hoogte. Het uitoefenen van je rechten is kosteloos. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren, zodat je gegevens niet aan iemand anders worden verstrekt.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloeden (artikel 22 AVG). Ons platform en onze betalingsproviders kunnen geautomatiseerde controles op frauderisico’s uitvoeren bij bestellingen. Indien een dergelijke controle gevolgen heeft voor je bestelling, kun je contact met ons opnemen en vragen om een beoordeling door een persoon.

8. Klachten bij een toezichthoudende autoriteit

Als je vindt dat we niet correct met je persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op, zodat we naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (artikel 77 AVG). In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je kunt ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waar je woont, waar je werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Een overzicht van alle autoriteiten is beschikbaar bij het Europees Comité voor gegevensbescherming.

9. Cookies en soortgelijke technologieën

Onze webshop maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Wij maken onderscheid tussen:

Strikt noodzakelijke cookies: vereist voor het winkelmandje, het afrekenen, de land- en taalselectie en om je cookievoorkeuren te onthouden. Deze worden zonder toestemming geplaatst.
Voorkeurscookies: onthouden keuzes die het gebruik van de webshop vergemakkelijken.
Analytische cookies: helpen ons te begrijpen hoe de webshop wordt gebruikt.
Marketingcookies: worden gebruikt om advertenties weer te geven en te meten.

Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, worden pas geplaatst nadat je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link Cookievoorkeuren op onze website. Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren in je browserinstellingen; het kan dan zijn dat delen van de webshop niet goed werken.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De verbinding met onze webshop is versleuteld, de toegang tot klantgegevens is beperkt tot degenen die deze nodig hebben, en onze verwerkers zijn contractueel gebonden aan geheimhouding en beveiliging. Geen enkel systeem kan gegarandeerd volledig veilig zijn. Indien zich een inbreuk op persoonsgegevens voordoet die waarschijnlijk een hoog risico voor je met zich meebrengt, zullen wij je en de toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte stellen, zoals vereist door de artikelen 33 en 34 van de AVG.

11. Kinderen

Onze webshop is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke voogd. Als je van mening bent dat een kind jonger dan 16 jaar zonder die toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op, dan zullen wij de gegevens verwijderen.

12. Links naar andere websites

Onze webshop kan links bevatten naar websites van derden. Dit privacybeleid is niet van toepassing op die websites. Lees het privacybeleid van de betreffende website.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste update. Als een wijziging voor jou van belang is, zullen we je daar op gepaste wijze op wijzen.